1. La communication préliminaire avec les médias


Dès les premiers instants de l’événement, manifestez-vous auprès des médias. L’absence de données confirmées ne doit pas vous arrêter. À ce stade préliminaire, l’important n’est pas tant l’information pure (faits, premier bilan, etc.) que l’assurance que vous donnez de prendre les choses en main. Il n’y a rien de pire que l’impression donnée d’un événement sous-estimé, qui laisse présager que les gens seront livrés à eux-mêmes.


Vos objectifs...

    • Montrez que vous êtes au fait de l’événement. Cela rassure, cela augure une prise en charge à la hauteur des besoins;
    • Montrez que vous agissez;
    • Définissez-vous comme une source fiable d’information;
    • Fixez rendez-vous aux médias pour un premier point de presse.

Les principaux messages à transmettre :

    • ​Confirmation de l’événement;
    • Présence de secours sur les lieux;
    • Présentation des consignes de sécurité (si connues);
    • Convocation des médias à un point de presse. La convocation peut être faite sur-le-champ, en direct. Les médias sont déjà sur place ou sont en route, et sont tous connectés à vous par l’intermédiaire des médias sociaux;
    • Annonce d’autres messages à venir. Invitation à demeurer à l’écoute.

Les moyens de diffusion :

    • Entrevues avec les intervenants d’urgence, premiers sollicités par les médias arrivés sur les lieux. Les porte-parole des services d’urgence représentent la municipalité en action, mais jouent aussi un rôle de temporisation en donnant le temps à la municipalité de s’organiser sur le plan des communications. Il convient d’établir avec eux un lien rapide pour arrimer les messages et assurer la transition vers les communications des autorités municipales;
    • Mêlée de presse du maire ou de la mairesse, ou encore de son représentant sur les lieux de l’événement;
    • Site Web de la municipalité. Ce site est consulté par les médias dès les premiers instants. On s’attend à ce que l’événement y soit signalé, à ce que la situation d’urgence y soit qualifiée;
    • Comptes officiels de la municipalité ou des services d’urgence dans les médias sociaux.

Les médias sociaux

Instantanés, d’utilisation facile et bénéficiant d’une audience exponentielle, les médias sociaux sont pratiques et efficaces pour donner rapidement de l’information, confirmer des faits ou des consignes, et infirmer des rumeurs. Utilisez de préférence les comptes officiels de la municipalité dans les médias sociaux. Le label municipal leur confère de la crédibilité, attribut indispensable en cas de surabondance de publications d’origines multiples.

Vite repérés, les messages de la municipalité dans les médias sociaux sont automatiquement suivis par les journalistes, soucieux de ne rien manquer. Chaque message publié dans les médias sociaux devient ainsi l’équivalent d’un communiqué de presse… En plus rapide et plus direct!

Servez-vous aussi des comptes officiels de la municipalité dans vos relations avec les journalistes. Convoquez-les par ce moyen à des activités de presse, comme les conférences de presse. Interagissez avec eux, en privé ou en public selon l’intérêt du message, s’ils vous questionnent, ou s’ils vous demandent des précisions ou des confirmations dans les médias sociaux. Publiez des photographies et autorisez les médias à les utiliser, si cela sert vos objectifs. Rien ne vous empêche de reprendre une information publiée sur la page d’un journaliste, en la reformulant – voire en l’infirmant – si c’est nécessaire, dans l’intérêt de la population…

Les médias sociaux donnent l’occasion de créer de nouvelles relations avec les médias, faisant de ces derniers des parties prenantes de la gestion de l’urgence plutôt que simplement des diffuseurs et des multiplicateurs d’une information mâchée d’avance. Grâce à eux, le sacro-saint « contrôle de l’information » cède la place à une « coresponsabilité de l’information », vécue dans l’instantanéité. Si l’erreur guette, elle est facile à corriger. Elle est même vite pardonnée à condition d’avoir été reconnue promptement.

L’utilisation des médias sociaux exige du doigté, un bon jugement, de l’autonomie, des balises claires. Sur le plan de la structure, le gestionnaire des médias sociaux devrait être placé à la croisée entre les intervenants d’urgence, dont il reçoit les informations concrètes de terrain, et les services de communication de la municipalité, dont il reçoit les informations relatives à des consignes, à l’annonce de services offerts, à des déclarations des autorités municipales.​

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