5. Un dispositif de communication stable


En prévision des activités de presse qui vont se poursuivre, établissez une routine pour vos relations de presse (comme pour l’ensemble de vos communications). Un horaire et des procédures stables instaurent des repères pour les journalistes, les relationnistes et les porte-parole, balisent leur travail et le « normalisent ». Il s’agit d’un puissant moyen de lutte contre le stress et l’impression de chaos.

    • ​Planifiez les prochains points de presse et annoncez l’horaire aux journalistes. Prévoyez-les à la même heure chaque jour (il sera possible de réviser le programme ultérieurement), en respectant les contraintes des journalistes (les heures de tombées, par exemple, avant le téléjournal).
    • Prévoyez avec le porte-parole de première ligne des plages horaires pour les entrevues. Informez-en le relationniste ou les préposés à la ligne médiatique. Ciblez d’une à trois séances d’au moins 60 minutes par jour pour les entrevues individuelles. Entre ces plages horaires, invitez les journalistes à se référer aux points de presse.
    • Prévoyez une mise à jour de l’information dans votre site Web et dans les médias sociaux tôt chaque matin. Les journalistes peuvent ainsi alimenter les bulletins de nouvelles matinaux.

Le peaufinage de votre dispositif de communication

Trouvez un porte-parole qui s’exprime en anglais, auquel vous ferez éventuellement appel (pour les médias anglophones et internationaux).

Prévoyez les questions que pourraient poser la presse (et la population) dans les prochaines heures et les prochains jours et préparez les réponses. Rédigez pour ce faire, par exemple, une foire aux questions (FAQ) que vous bonifierez au fur et à mesure que la situation se décante. Cette FAQ aidera à la préparation des porte-parole. Vous pourrez aussi la rendre publique dans votre site Web, ou dans un feuillet à remettre à vos concitoyens.

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Sollicitez des ressources aptes à vous soutenir : professionnels en communication de la région souvent disposés à prêter bénévolement leur expertise dans des situations d’exception, personnes d’expérience dans des organisations actives dans la municipalité ou à proximité. Consultants en communication ou cabinets-conseils offrent aussi des solutions.​​​

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