3. Un dispositif souple de communication


Établissez dès que possible un dispositif de communication adapté à la situation et à la durée consécutive des activités médiatiques. Ce dispositif doit bien structurer les relations de presse et réduire à l’essentiel les interventions des autorités municipales auprès des médias.

Le travail des médias est légitime et important. Passés les premiers moments, les journalistes s’attendent à être bien servis et tolèrent peu les manquements lorsque ceux-ci se répètent. Il s’agit donc de faciliter la vie des journalistes sans que cela nuise au bon déroulement des opérations.


  1. Désignez un porte-parole de première ligne pour les questions factuelles portant sur le fil des événements, le bilan, les services municipaux mis en place, etc. Les autorités municipales se garderont les questions non factuelles, visant par exemple les causes ou les responsabilités engagées, qui sont habituellement posées dans un second temps (bien que souvent plus vite qu’escompté!). Elles se consacreront aux points de presse.

  2. Demandez au personnel de la municipalité susceptible de recevoir des demandes d’entrevues, comme le directeur général, le chef des services d’incendie ou de police et le coordonnateur des mesures d’urgence, de diriger les médias systématiquement vers le porte-parole de première ligne.

  3. Désignez un relationniste auprès des médias si leurs demandes sont trop nombreuses et pour éviter que le porte-parole ait à répondre « sur le coup » aux questions des journalistes (mieux vaut toujours prendre quelques minutes pour se préparer avant de répondre). Invitez dans ce cas le personnel municipal interpellé par les médias à diriger les demandes vers le relationniste.

  4. Si un relationniste ne suffit pas, consacrez aux médias une ligne téléphonique spéciale. Assurez-vous :
      • d’en informer les journalistes, sur place et par communiqué, de façon exclusive pour éviter que les citoyens appellent à ce numéro (renoncez ici aux médias sociaux);
      • de disposer d’un personnel en nombre suffisant pour gérer la ligne;
      • de donner à ce personnel des consignes claires, comme : attribuer les demandes des médias aux porte-parole en fonction des plages horaires convenues (blocs d’entrevues), diriger les journalistes vers le relationniste si cette option est privilégiée ou vers le site Web de la municipalité si l’information recherchée y est présentée, ou encore inviter les journalistes à poser leur question lors du prochain point de presse lorsque ce dernier est planifié.

  1. Si ce n’est déjà fait, déterminez un lieu fixe pour la tenue des activités de presse et équipez-le. Ce lieu devrait être proche de l’endroit où l’événement est survenu et se trouver à l’intérieur d’un édifice pour plus de facilité. Faites installer par une entreprise spécialisée un système de sonorisation adéquat (micros sur table, micro sur pied, etc.). Trouvez si possible une salle secondaire attenante pour y tenir d’ultimes rencontres préparatoires à l’abri des regards et y réaliser des entrevues individuelles. À l’extérieur et si vous savez que la couverture de l’événement va durer plusieurs jours, prévoyez un aménagement adéquat, par exemple, l’installation d’un chapiteau.

  2. Si ce n’est déjà fait, trouvez un animateur pour les points de presse. Il pourra présenter les porte-parole et régir la séance de questions (n’autoriser qu’une question par journaliste en cas d’abondance de questions, favoriser l’alternance entre les médias, mettre fin à la séance dans les délais). Selon son talent ou son expérience, il suggérera l’angle du point de presse, préparera les porte-parole, organisera la succession des prises de parole, modérera les échanges et tirera d’affaire les porte-parole en difficulté lors de la période de questions.

  3. Établissez un dispositif de relève du personnel mis en relation avec les médias pour maintenir des activités de qualité tout au long de la couverture médiatique de l’événement. Le recours à des ressources en communication venant de municipalités voisines, par exemple, est une façon de soutenir durablement vos efforts.

  4. Désignez un gestionnaire des médias sociaux pour la municipalité et accordez-lui une marge de manœuvre suffisante pour qu’il puisse réagir aisément aux messages visant la municipalité. Devant des questions de journalistes posées dans les médias sociaux, ce gestionnaire devrait se tourner vers le relationniste ou le porte-parole municipal pour répondre de façon coordonnée et conforme à la structure mise en place.

  5. Si ce ne n’est déjà fait, mettez en ligne dans le site Web de la municipalité une page consacrée à l’événement et assurez-vous de la tenir à jour. Les médias pourront simplement être dirigés vers votre site si l’information recherchée s’y trouve.

La connexion avec les lieux de décision

Porte-parole et gestionnaire des médias sociaux devraient agir à l’intérieur du centre de coordination municipal ou être en relation étroite avec ce dernier. Il est indispensable qu’ils soient proches des lieux de coordination et de prises de décisions pour être en mesure de renseigner rapidement le public sur des éléments factuels, de façon cohérente et avec un bon niveau de précision et d’exactitude.


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